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Como aplicar a estratégia FOFA na sua clínica
11 de janeiro de 2022

Como aplicar a estratégia FOFA na sua clínica

O gerenciamento eficaz de uma empresa depende de planejamento, sempre falamos para você sobre a importância de ter uma boa gestão de processos. Hoje vamos te contar como aplicar a Análise FOFA, também conhecida como Análise Swot. 


Trazendo excelentes resultados, a FOFA busca entender o posicionamento da sua empresa, fatores internos e externos e garante indicadores para um planejamento estratégico situacional.


Mas o que quer dizer a estratégia FOFA?


Traduzido do Inglês, SWOT, o FOFA significa: Fraquezas, Oportunidades, Forças e Ameaças. Essas são as fases do processo que visa entender e explorar o ambiente interno e externo da sua empresa. Portanto, a implementação do FOFA precisa seguir passos dentro de uma organização. 


As Forças e Fraquezas correspondem ao ambiente INTERNO de observação, já as Oportunidades e Ameaças ao ambiente externo. Trace uma matriz e faça um check list com informações sobre sua clínica. Para isso siga os passos adiante.


Primeiro Passo: Forças


As forças correspondem às vantagens da sua clínica em relação ao seu concorrente ou dentro de um espectro interno, o qual é controlável. Aqui, podem ser analisadas a qualidade dos serviços, tecnologias investidas no espaço, gerenciamento da equipe, produtividade, equipamentos e tudo aquilo que seja o seu diferencial de mercado.


Além disso, você poderá pontuar os serviços adicionais da sua clínica: limpeza, organização, atendimento ao cliente, localização geográfica, jornada do consumidor, gestão de marketing e etc.


Segundo Passo: Fraquezas


Ainda no ambiente interno da sua empresa, as fraquezas devem ser observadas em relação ao seu dia a dia de gestão e trabalho. Um gestor precisa entender e saber tudo que está acontecendo no processo interno da clínica, os principais indicadores são os colaboradores e os resultados internos da empresa.


Faça um levantamento de processos: jornada do paciente, atendimento, equipamentos, irregularidades nos serviços, software utilizado, como as novas tecnologias são aplicadas, resposta ao paciente, facilidades geradas pela clínica e enfim… entre muitos outros indicadores internos de organização da sua clínica, veja onde estão as falhas e os acertos.


Terceiro Passo: Oportunidades


Para o ambiente externo, observamos que as Oportunidades não são controláveis, e portanto, devem ter uma grande atenção. O gestor deve estar atento ao mercado, às volatilidades financeiras, aos processos emergentes, às inovações, às falhas em concorrentes e lacunas que se abrem às oportunidades.


Neste setor, elenque o que você considera que são potenciais oportunidades para seu crescimento. Considere a gestão pública um aliado, pense em acreditações, certificações, em novos modelos de negócios… são muitas as opções, portanto, é necessário estudar e estar bem informado.


Quarto Passo: Ameaças 


Ainda pensando em um cenário externo, é necessário avaliar as ameaças que você tem para sua clínica e gestão. A ideia, é entender que no meio das adversidades sempre podem surgir novas oportunidades e soluções.


É necessário avaliar de que forma seus concorrentes diretos e indiretos estão impactando o seu negócio, estão se diferenciando no mercado. Preveja esses impactos, levante um check list de boas ações dos concorrentes e elenque onde eles estão sendo mais assertivos ou diferenciados. 


E lembre-se, esta estratégia busca dar visibilidade às novas possibilidades e inovações para seus negócios. 


A Análise FOFA é uma excelente forma de iniciar a Matriz CANVA, mas também, é importante para pivotar, inovar e potencializar um negócio. Faça um teste e aplique na sua clínica. Descubra novas formas de entender essa estratégia, pesquisa, estude e depois conte para nós quais foram os resultados.

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Escolher um sistema de gestão para clínica não é uma decisão simples. Em muitos casos, o software é contratado às pressas, apenas para “resolver a agenda” ou emitir alguns relatórios. O resultado é previsível: ferramentas que não conversam entre si, retrabalho para o time, dificuldades no financeiro e zero visão estratégica do negócio. Para clínicas e hospitais que querem crescer com previsibilidade, o sistema de gestão precisa ser um aliado direto da operação e da direção. Ele impacta desde o primeiro contato do paciente até o fechamento financeiro e os indicadores que chegam ao gestor. Neste artigo, você vai conhecer 9 critérios essenciais para escolher um sistema de gestão para clínicas com segurança, evitando trocas constantes de software e problemas de implantação. 1. Adequação ao tipo e porte da sua unidade Um consultório pequeno não tem as mesmas necessidades de um hospital ou grande rede. Por isso, o primeiro passo é avaliar se o sistema foi pensado para:  Clínicas e consultórios individuais. Clínicas multidisciplinares. Hospitais e centros médicos de maior porte. Um bom sistema deve se adaptar ao crescimento: começar com poucas unidades e permitir expansão para múltiplas agendas, equipes e setores sem perder performance. 2. Agenda médica flexível e integrada A agenda é o coração da operação. Mais do que apenas marcar horários, o sistema precisa permitir: Agendamento por múltiplos canais (telefone, WhatsApp, site, app). Diferentes tipos de consulta e procedimentos. Regras de encaixe, tempo mínimo e bloqueios de horários. Visualização clara por profissional, sala e unidade. Quando a agenda está integrada ao restante do sistema, você reduz erros, melhora o fluxo de atendimento e abre espaço para automações como confirmação e lembretes. 3. Prontuário eletrônico seguro e completo O prontuário eletrônico é uma das funções mais sensíveis de qualquer sistema médico. Alguns pontos que você deve observar: Estrutura personalizável por especialidade. Histórico completo do paciente em um só lugar. Registro de anexos, exames e imagens. Assinatura digital e registros que ofereçam rastreabilidade. Além disso, o sistema precisa estar alinhado às boas práticas de segurança da informação e à LGPD, garantindo o sigilo das informações clínicas. 4. Módulo financeiro pensado para o dia a dia da clínica Não adianta ter apenas relatórios bonitos se o financeiro não representa a realidade da operação. Um bom sistema de gestão para clínicas deve: Registrar receitas por convênio e particular. Integrar recebimentos, pagamentos e fluxo de caixa. Acompanhar inadimplência de pacientes. Facilitar conciliação entre atendimento, faturamento e recebimento. Quando o financeiro conversa com a agenda e o prontuário, você reduz falhas manuais e passa a enxergar com clareza quais serviços trazem mais resultado. 5. Faturamento com convênios e padronização TISS/TUSS Para clínicas e hospitais que trabalham com convênios, o módulo de faturamento é decisivo. Avalie se o sistema: Gera guias e lotes no padrão TISS/TUSS. Ajuda a reduzir glosas com validações automáticas. Permite acompanhar o status de envio e retorno dos convênios. Quanto mais estruturado for esse processo, menos tempo a equipe gasta corrigindo erros e mais previsível se torna o fluxo de recebimento. 6. Recursos de automação e comunicação com o paciente Hoje, o paciente espera praticidade. O sistema ideal deve oferecer recursos como: Confirmação automática de consultas. Lembretes por WhatsApp, SMS ou e-mail. Envio de orientações pré e pós-consulta. Possibilidade de uso de inteligência artificial para atendimento básico e agendamento. Essas automações liberam o tempo da recepção e aumentam a taxa de comparecimento, o que impacta diretamente a receita. 7. Relatórios e indicadores para gestão Gestão sem dados é chute. Ao escolher um sistema, verifique se ele permite acompanhar indicadores como: Taxa de ocupação da agenda por profissional ou unidade. Faturamento por convênio, procedimento ou especialidade. Tempo médio de espera. Origem dos pacientes e canais que mais convertem. Relatórios claros e dashboards ajudam o gestor a tomar decisões com segurança, planejar expansão e corrigir gargalos. 8. Suporte e treinamento da equipe Mesmo o melhor sistema do mundo não funciona bem se a equipe não sabe usar. Ao avaliar fornecedores, considere: Qualidade do suporte (humanizado, ágil, multicanal). Materiais de treinamento e acompanhamento na implantação. Disponibilidade de ajuda contínua para novas funcionalidades. Um suporte próximo faz muita diferença na adaptação da equipe e na adoção da ferramenta no dia a dia. 9. Segurança, LGPD e infraestrutura tecnológica Por lidar com dados sensíveis, o sistema precisa ser projetado com foco em segurança. Pontos importantes: Armazenamento em nuvem com criptografia. Controle de acesso por perfil e função. Rotinas de backup automático. Recursos que facilitem adequação à LGPD na prática. apphealth.com.br Esses elementos reduzem riscos jurídicos e protegem a relação de confiança com o paciente. Checklist prático para escolher seu sistema de gestão Antes de bater o martelo, responda a estas perguntas: O sistema suporta o porte atual da minha clínica e o crescimento planejado? A agenda é flexível, integrada e amigável para a equipe? O prontuário eletrônico atende às necessidades das minhas especialidades? O módulo financeiro reflete a realidade da operação e do fluxo de caixa? O faturamento com convênios é simples e reduz glosas? Existem automações para lembretes, confirmação e comunicação com o paciente? Consigo acompanhar indicadores de forma clara e em tempo real? O suporte é fácil de acionar e realmente resolve problemas? A solução oferece segurança de dados e recursos para adequação à LGPD? Se a resposta for “não” em vários pontos, vale repensar a escolha. Perguntas frequentes sobre sistemas de gestão para clínicas Qual é o melhor sistema de gestão para clínica? Não existe um único “melhor sistema” para todas as realidades. O ideal é aquele que se adapta ao porte da sua unidade, às especialidades atendidas e ao nível de controle que você deseja ter sobre a operação e o financeiro. Quantos módulos um sistema de gestão precisa ter? O essencial é que ele integre agenda, prontuário, financeiro e faturamento. A partir disso, recursos como automações, relatórios avançados e inteligência artificial aumentam o valor da solução. Trocar de sistema dá muito trabalho? A troca exige planejamento, mas com um fornecedor estruturado é possível migrar dados, treinar a equipe e fazer a transição de forma segura. O importante é não permanecer em uma solução que limita o crescimento da clínica. Um sistema de gestão serve apenas para grandes hospitais? Não. Consultórios individuais, clínicas de médio porte e grandes hospitais todos se beneficiam de um sistema bem implantado. O que muda é o nível de complexidade e a necessidade de customização. Conclusão: transforme o sistema em aliado da gestão Escolher um sistema de gestão para clínicas é, na prática, escolher como será o dia a dia da sua operação nos próximos anos. Um software mal escolhido gera retrabalho, frustra a equipe e impede que o gestor tenha clareza sobre o negócio. Quando você avalia critérios como integração, automação, segurança de dados e qualidade do suporte, aumenta muito as chances de fazer uma escolha segura e duradoura. Se você quer ver na prática como um sistema de gestão pode organizar agenda, reduzir glosas, controlar o financeiro e melhorar a experiência do paciente, vale dar o próximo passo. Quer entender se o App Health é o sistema certo para a sua clínica ou hospital? 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