Saiba como implantar o programa 5S na sua clínica

A metodologia 5S foi criada no Japão nos anos 60, surgiu como um modelo de gestão baseado em cinco princípios: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Estes princípios, têm sido utilizados como sistema de gestão em empresas em todo mundo. Trata-se de orientações que contemplam organização e qualidade para gestores, colaboradores e pacientes. 

Mas o que é a metodologia 5S na sua clínica? 

Quando criado a  metodologia assegurava a qualidade dos processos nas fábricas e a competitividade dos produtos japoneses. Ao se consolidar no ambiente empresarial, seu principal objetivo foi promover disciplina e segurança dos processos. Garantindo, assim, mais qualidade e produtividade.

Você deve estar pensando: como adaptar isso para minha clínica? Nas clínicas, a ferramenta melhora, sobretudo, as relações de trabalho com a redução do nível de estresse dos funcionários, bem como o aumento da eficiência, da produtividade e elimina desperdícios gerando redução de custos.

O 5S ganhou o mundo e empresários globais passaram a entender que essa metodologia torna os processos mais organizados e sistematizados, facilita as operações, reduz perdas de material e otimiza o tempo empregado nas tarefas. Na área médica, sua clínica garante maior produtividade e qualidade, além de maior segurança no local de trabalho

Vamos conhecer cada S e entender como aplicá-los na prática. Confira:

Seiri - Senso de Utilização

O Senso de Utilização é a etapa do programa 5S responsável por conscientizar os colaboradores da importância de organizar os recursos, insumos e produtos disponíveis na clínica ou consultório de acordo com sua frequência de uso, facilitando assim a realização das tarefas. É a etapa de refletir sobre a utilização dos materiais.

Funciona assim: caso um produto utilizado na realização de exames médicos seja usado com mais frequência que outro, na organização do local ele deve estar guardado em um espaço de mais fácil acesso. Isso fará com que se ganhe tempo, evitando longos períodos para encontrar aquilo que é necessário.

Seiton - Senso de Organização

O segundo passo  do sistema é o Senso de Organização, afinal, manter o ambiente de trabalho sempre organizado otimizando o processo produtivo em sua clínica. Após entender os processos, chegou a hora de organizar, desde as mesas de trabalho até as pastas nos computadores de uso comum.

Separe materiais, papéis, estoque, insumos e quaisquer outros produtos e processos. Crie prioridade de utilização e guarde-os de acordo com isso. Essa organização, além de proporcionar um local de trabalho mais harmonioso, também facilita a execução dos trabalhos na clínica, fazendo com que os colaboradores percam menos tempo.

Seiso - Senso de Limpeza

O Senso de Limpeza é o terceiro passo do processo, ele refere-se tanto ao ambiente de trabalho como ao próprio aspecto de aparência pessoal dos colaboradores. Pense bem, sua clínica precisa ser sempre bem organizada, mas se não for bem limpa ela perde credibilidade, principalmente quando falamos em clínicas médicas local onde a higienização é fundamental até mesmo para evitar o contágio de doenças.

Além de uma higiene pessoal dos colaboradores, para estabelecer um padrão de limpeza exigido pode se fazer uma foto do ambiente quando ele estiver totalmente limpo e organizado e fixá-la em murais ou em outro local onde fique visível para todos. Uma colaboradora responsável pela manutenção da limpeza também é uma alternativa.

Seiketsu - Senso de Padronização 

Após todos os passos anteriores é hora de pensar no Senso de Padronização. Além da limpeza e organização, a manutenção é fundamental para o sucesso do sistema. Por isso, esta etapa prevê uma padronização de processos para execução e como criar uma cultura organizacional bem estabelecida. 

Uma sugestão para fazer o controle das ações e garantir que tudo ocorra como o previsto, é delegar a um colaborador a tarefa de fiscalizar os colegas e alertá-los quando estiverem fazendo algo que não condiz com os princípios do programa 5S ou que saia dos padrões estabelecidos.

Shitsuke - Senso de Disciplina

Por fim, e não menos importante, o Senso de Disciplina. A disciplina funciona nesta metodologia como um processo de autogestão, ou seja, com o passar do tempo, os próprios colaboradores deverão ter consciência da importância dos seus atos para o bem comum na organização e estabelecerão como disciplina a cultura da desta gestão organizativa.

É comum que, ao passar do tempo e conforme novos funcionários forem sendo admitidos pela empresa, os antigos criem o hábito de ajudá-los a identificar seus erros e torná-los também excelentes para a clínica, de acordo com o que prevê a metodologia japonesa.

Depois de todas essas dicas, vamos colocar em prática? 

Lembre-se: Implantar o programa 5S na sua clínica irá melhorar a eficiência do estabelecimento, bem como proporcionar um atendimento de qualidade para os pacientes e um bom local de trabalho para os colaboradores.