O que são glosas médicas e como evitá-las em sua clínica
Um grande problema em clínicas, hospitais e laboratórios, as glosas podem ser evitadas
As chamadas Glosas Médicas são faturamentos recusados ou que não são recebidos em clínicas, consultórios, hospitais e laboratórios e estão diretamente relacionados a problemas de comunicação entre clínicas e convênios. Elas afetam seu negócio financeiramente e podem gerar um desconforto no relacionamento com convênios.
Como as Glosas Médicas acontecem?
As glosas acontecem quando as informações sobre um atendimento não batem com o registro no banco de dados do plano de saúde, assim, os pagamentos não são autorizados ou podem ser recusados pelas operadoras de saúde.
As glosas estão diretamente ligadas a erros na fase de agendamento e atendimento ao paciente. Por isso, toda equipe da clínica deve estar sintonizada para evitar erros no preenchimento de planilhas, falhas no faturamento, burocracia para autorizar procedimentos, falta de conhecimento sobre a situação contratual, entre muitos outros fatores que influenciam no surgimento do erro.
Assim, acaba que as operadoras de convênio bloqueiam ou não autorizam os pagamentos, como elas buscam pagar o menor valor possível pelo atendimento, o monitoramento dessas falhas é constante, o que pode gerar uma série de glosas e prejudicar o faturamento do negócio.
Quais são os tipos de Glosas Médicas?
Administrativas:
As glosas administrativas são as mais comuns e mais faceis de resolver, isso porque elas são causadas por erros operacionais. O que leva uma clínica a cometer uma glosa administrativa é uma falha ou dificuldade na comunicação com plano de saúde.
Além disso, compete a essa glosa erros nos processos e documentos, como errar ou fazer os registros das guias de autorização médico-hospitalar de forma incorreta, erros de digitação, de autorização, usar tabela de convênios com valores desatualizados.
São fáceis de resolver, mesmo assim dão dor de cabeça, o ideal é treinar a equipe para ter a maior atenção possível nesses processos e evitar erros fáceis de serem solucionados, mas que podem dar uma grande dor de cabeça.
Técnicas:
por estarem relacionadas com questões não operacionais, as glosas técnicas são mais complicadas de serem resolvidas. São os serviços prestados ao paciente, porém, que precisam de um auditor técnico para a revisão da operação.
Elas podem acontecer por falta de prescrição médica para os procedimentos realizados, problemas no prontuário, descrição incompleta dos procedimentos, desatenção quanto aos medicamentos utilizados, falta de checagem com o nome e registro do profissional responsável entre outros fatores mais complexos.
Lineares:
as glosas lineares estão relacionadas a problemas direto com o convênio, ou seja, são as glosas que a operadora não justifica, obrigando a clínica ou hospital desenvolver um controle eficiente para que não ocorra o erro novamente.
No caso das lineares a indicação é: conheça os sistemas de faturamento, gastos e processos de pagamento e os indicadores e estatísticas operacionais.
Como evitar as Glosas Médicas?
De uma forma bem simples, para evitar as Glosas Médicas o primeiro passo é substituir os registros manuais, por registro digitais de informação, eles são capazes de desenvolver controle, gestão, processos fluidos, atendimentos, fluxos de equipamento, entre outros métodos que ajudam o profissional não perder o controle, evitando erro humano no processo.
Softwares de gestão integrados já são capazes de auxiliar neste processo, eles são capazes de diagnosticar erros humanos, possuem customização das configurações e processos de acordo com as normas de cada prestadora, automatizam os processos, garantem eficiência, estão adequados às normas, em suma, eles tornam o processo mais assertivo.
Além disso, você pode seguir outros cuidados para evitar que a glosas aconteçam e corroam seu faturamento, confira:
Faça uma digitação correta da matrícula do beneficiário:
ao fazer um cadastro correto do número do usuário você garante que o registro do paciente esteja certo e evita erros na hora de emitir algum documento. Além disso, poderá validar o número de acordo com os verificadores dos planos de saúde.
Utilize um software de gestão para automatizar e digitalizar os processos:
com software integrado assim que paciente solicitar algum exame, o guia emitido já estará diretamente no sistema, economizando tempo no processo. Além disso, o sistema ajuda na digitalização, evita erros nas informações e colabora para um melhor fluxo da clínica.
Preste atenção nos cadastros obrigatórios:
Cadastre as exceções de preços, códigos de procedimentos ou tabelas diferentes do padrão. Para evitar erros nos cadastros e em exames que foram negociados à parte, é recomendado adicionar no sistema as exceções, assim, poderá usar as tabelas padrões.
Faça conferências de datas de faturamento:
as datas podem ser grandes vilãs no surgimento de glosas, por isso, faça um controle rígido das informações de autorização e de execução. Outro ponto, é o cuidado com os números de dias para internação, caso seja excedido, são recusados pelos guias de cobrança, o ideal é pedir a expansão do período para evitar as glosas.
Emita a segunda via do laudo:
a fim de evitar as glosas é recomendado que o software emita uma segunda via do laudo enviado aos convênios.
Inclua no seu processo a pré-autorização dos atendimentos:
um sistema de pré-autorização otimiza o agendamento e atendimento de consultas, se você utilizar um sistema conseguirá uma otimização integrada com o convênio.
Vincule as informações de materiais e medicamentos:
as glosas podem acontecer neste caso por haver inconformidades nos registros de materiais e medicamentos, geralmente causados por erro humano ao completar os guias, por isso, é obrigação da empresa configurar as informações corretas de códigos, quantidades, preço e detalhamento do convênio.
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